Avis de confidentialité

I. ÉNONCÉ D’AVIS

A. Aperçu

ISB Global Services (« ISB Global Services », « nous », « notre », « nos ») s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels, c’est pourquoi nous avons mis en place un programme de protection de la vie privée et nommé un responsable de la protection de la vie privée.

L’objectif du présent Avis est de vous informer de la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons, partageons et protégeons vos renseignements personnels et de nous contacter si vous avez des questions sur la manière dont nous gérons vos renseignements personnels.

Pour vous fournir, ainsi qu’à nos clients finaux (y compris, sans s’y limiter, employeurs actuels et éventuels, assureurs et agences d’assurances, chacun étant un « client final ») des services de qualité, y compris des services de vérification des antécédents, des services d’assurance et d’autres produits et services décrits sur notre site Web (les « Services »), nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous veillons à ce que nos employés et sous-traitants gèrent ces données avec toute la discrétion et la diligence nécessaires dans le respect des exigences légales et réglementaires en vigueur.

En nous engageant pour fournir des Services, en remplissant et en soumettant un formulaire de consentement pour la divulgation de vos renseignements personnels (un « Formulaire de consentement ») ou en nous soumettant des renseignements personnels d’une manière conforme aux lois et règlements applicables, vous acceptez les conditions du présent Avis et consentez à ce que nous utilisions, recueillions, divulguions et conservions les renseignements personnels comme décrits dans le présent Avis.

B. Respect des obligations légales

Canada:

Nous respectons la vie privée de toutes les personnes qui nous fournissent des renseignements personnels. Nous nous engageons à respecter les lois applicables en matière de protection de la vie privée dans chaque territoire où nous exerçons nos activités. Au Canada, cela comprend la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral et toutes les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée qui régissent le secteur privé.

Veuillez noter que nous ne recueillons pas volontairement des renseignements auprès de personnes de moins de 16 ans.

États-Unis :

La California Consumer Privacy Act et les lois similaires sur la confidentialité des données dans des États tels que le Colorado, le Montana, le New Hampshire, le New Jersey, l’Oregon, le Rhode Island, l’Utah et d’autres États offrent à leurs résidents certaines protections de la vie privée.

Cependant, ces lois sur la confidentialité des données ne s’appliquent généralement pas à ISB Global Services, car elle est régie par la loi fédérale Fair Credit Reporting Act (FCRA), en tant qu’agence de renseignements sur les consommateurs. Vos droits en vertu de la FCRA peuvent être consultés ici : https://www.isbglobalservices.com/my-background-check/fair-credit-reporting-act-summary/

Conformité à la Children’s Online Privacy Protection Act

Nous sommes conformes aux exigences de la COPPA (Children’s Online Privacy Protection Act), car nous ne recueillons aucune information auprès de personnes de moins de 13 ans. Notre site Web, nos produits et nos services s’adressent tous aux personnes âgées d’au moins 13 ans.

Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnellement identifiables auprès de personnes de moins de 13 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter.

Si nous apprenons que nous avons collecté des données personnelles auprès d’enfants sans vérification du consentement parental, nous prenons des mesures pour supprimer cette information de nos serveurs.

C. Modifications et mises à jour

Nous pouvons réviser cet Avis de temps à autre. Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons en publiant une politique de protection de la vie privée à jour sur le site Web d’ISB Global Services.


II. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous définissons les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant une personne identifiable, ou qui, pris isolément ou combiné à d’autres données, permet d’identifier une personne. Les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse professionnelle ou votre numéro de téléphone.


III. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A. Types of renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires pour vous fournir, à vous ou à notre client final, les Services demandés. Cela inclut, mais sans s’y limiter :

• des coordonnées comme votre nom, votre adresse, votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone ;
• des données d’identification comme votre numéro d’assurance (de sécurité) sociale, votre numéro de permis de conduire, votre numéro de passeport, votre certificat de naissance, votre date de naissance, votre lieu de naissance, votre sexe, votre nationalité et votre statut de citoyenneté ;
• des renseignements sur votre éducation et votre emploi, y compris votre acquis scolaire, vos cours de formation et vos diplômes, vos antécédents professionnels, vos titres passés et actuels, vos employeurs, vos associations et vos références ;
• des renseignements financiers et d’assurance, y compris le revenu annuel, la cote de crédit, les antécédents de crédit, la couverture d’assurance et l’historique des réclamations ;
• des renseignements publics et sur les casiers judiciaires, y compris les renseignements disponibles auprès des gouvernements fédéral, provinciaux ou locaux, des tribunaux, des organismes d’application de la loi et d’autres organismes gouvernementaux comme les procédures judiciaires, les dossiers judiciaires, les dossiers de conduite et les enregistrements de faillite ;
• des renseignements sur la santé, y compris des dossiers médicaux et d’autres renseignements concernant un accident, une invalidité ou une blessure ;
• du contenu numérique comme des photos, vidéos ou fichiers audio ; et
• toute autre donnée personnelle fournie.

Nous recueillons des données personnelles sensibles raisonnablement nécessaires pour les Services ou pour d’autres utilisations stipulées au présent Avis que si nous avons un consentement signé des personnes auxquelles les données sensibles se rapportent ou si les renseignements sont nécessaires ou requis pour une autre raison juridique prévue par la loi applicable en matière de confidentialité ou par toute autre législation.

B. Façon dont nous recueillons les renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous soumettez un formulaire de consentement ou lorsque vous nous contactez ou partagez avec nous des renseignements personnels.

C'est la nature même de nos services de recueillir avec votre consentement des renseignements personnels vous concernant auprès de diverses autres sources indépendantes ou de tierces parties, y compris les agences d’évaluation du crédit, les agences de sélection et de recrutement, les assureurs et les agences d’assurances, les gouvernements fédéral, provinciaux ou locaux, les tribunaux, les organismes d’application de la loi et autres organismes gouvernementaux, les employeurs passés et actuels, les références d’emploi, les hôpitaux et autres établissements de santé, les sources accessibles au public (y compris les médias sociaux), sous-traitants, prestataires de services et partenaires commerciaux (« tierces parties »).


IV. FINS DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels aux fins identifiées au moment de la collecte ou comme permis ou requis par la loi. Cela inclut, mais sans s’y limiter, les fins suivantes :

• établir et gérer notre relation avec vous et avec notre client final ;
• fournir les Services (dont la nature est indiquée dans votre Formulaire de consentement ou comme divulguée au moment de la collecte) à vous et à notre client final ;
• enquêter sur toute plainte que vous avez formulée ou répondre à toute demande d’exercice de vos droits décrits dans le présent Avis ; ou
• mener des activités de développement et de recherche pour nous assurer que nous maintenons le plus haut niveau de sécurité, pour comprendre les besoins de nos clients finaux et pour améliorer notre offre de services ;
• permettre le développement commercial et le marketing, plus précisément pour informer les clients actuels et finaux sur nos nouveaux services ;
• toute autre fin pour laquelle vous avez fourni votre consentement ou qui est permise ou exigée par les lois et règlements applicables.

ISB Global Services est une agence de renseignements sur le consommateur (« ARC ») qui exerce ses activités conformément aux exigences de la Fair Credit Reporting Act (« FCRA ») et recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels conformément aux principes directeurs énoncés dans la FCRA.


V. LIMITATION DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous efforçons de limiter la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont recueillis. Dans certains cas, nous pouvons avoir besoin de collecter des données personnelles et sensibles pour respecter nos obligations légales. Nous ne divulguerons ni n’utiliserons vos renseignements personnels à d’autres fins, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne l’exige.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels si cela est nécessaire pour prévenir ou atténuer une menace grave pour la santé ou la sécurité publiques ou si l’utilisation des renseignements est nécessaire pour l’application de la loi ou pour la conduite de procédures devant une cour ou un tribunal.


VI. CONSENTEMENT

A. Fins principales

Sauf si expressément autorisé en vertu des lois et règlements applicables, nous obtiendrons toujours votre consentement avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels.

En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués pour nos Services, votre consentement sera exprimé par le biais de votre formulaire de consentement dûment rempli, qui indiquera les types de services fournis.

Veuillez noter que vous avez le droit de refuser de nous donner votre consentement. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels déjà recueillis en communiquant avec notre responsable de la protection de la vie privée. Le refus ou le retrait de votre consentement peut nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir, à vous ou au client final, nos Services.

B. Marketing et fins secondaires

Nous pouvons également vous demander votre consentement à des fins secondaires, par exemple, à des fins de développement et de marketing. Comme mentionné ci-dessus, nous vous demanderons votre consentement à cet égard. Votre consentement à des fins secondaires peut également être retiré à tout moment, sans affecter la provision de nos Services à vous ou au client final.

Avec votre consentement, nous pouvons également vous contacter pour vous informer sur des produits, des services, des événements et des ressources qui, selon nous, pourraient vous intéresser particulièrement. Si vous choisissez de ne plus recevoir d’autres communications de notre part, nous prendrons des mesures pour nous assurer qu’à l’avenir vous ne recevrez plus d’information supplémentaire de notre part.

C. Nous fournir des renseignements personnels de tiers

Si, à tout moment, vous nous fournissez des renseignements personnels ou d’autre information sur une personne autre que vous-même, vous nous garantissez que vous avez le consentement de cette personne, y compris, le cas échéant, tout autre consentement nécessaire pour fournir cette information aux fins stipulées et pour que nous puissions traiter cette information conformément au présent Avis. Le cas échéant, nous devrons peut-être demander une preuve écrite du consentement de cette personne.


VII. DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour vous fournir nos Services, nous pouvons avoir besoin de divulguer les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet. Toutes ces divulgations seront effectuées conformément aux lois et règlements applicables.

Nous ne vendrons ou n’échangerons jamais, par quelque moyen que ce soit, vos renseignements personnels contre paiement. Nous ne divulguerons pas de données personnelles à des tiers à des fins de marketing direct.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

A. Clients finaux

C’est la nature même de nos Services (y compris nos services de vérification des antécédents, nos services d’assurance et nos services de vérification d’identité) de divulguer certains renseignements personnels vous concernant au client final (y compris les employeurs potentiels, les agents d’assurance, etc.) comme l’exigent les Services applicables.

B. Tierces parties

Dans la mesure requise par les services applicables, nous devrons divulguer certains renseignements personnels vous concernant à de tierces parties (comme définies à la Section III du présent Avis) afin d’effectuer les vérifications et d’obtenir toute donnée personnelle supplémentaire requise dans le cadre de ces Services.

C. Employés et prestataire de services

Pour fournir les Services, certains de nos employés ayant besoin de les connaître auront accès à vos renseignements personnels. Tous ces employés seront informés de la nature personnelle et confidentielle de vos renseignements personnels et seront liés par des obligations raisonnables en matière de confidentialité.

De plus, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des personnes ou des entités qui nous aident à fournir nos Services, comme nos sous-traitants, agents ou prestataires de services. Ces tierces parties peuvent changer de temps à autre et inclure des fournisseurs de technologie et de services Internet et des fournisseurs de services de stockage ou de traitement de données. Lorsqu’il est nécessaire de fournir des renseignements personnels à une tierce partie dans le cadre de la prestation d’un service, nous prenons des mesures raisonnables en notre pouvoir pour empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels.

D. Autres divulgations autorisées

Uniquement dans la mesure permise par les lois et règlements applicables, nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• lorsque vous avez expressément consenti à une telle divulgation ;
• lorsque vous vous attendriez raisonnablement à ce que nous utilisions ou divulguions vos renseignements personnels d’une certaine manière ;
• lorsque la divulgation est l’une des fins à l’égard desquelles les renseignements ont été obtenus ou qu’elle est directement liée aux fins à l’égard desquelles les renseignements ont été obtenus ;
• lorsque la source de l’information est une publication accessible au public et que, dans les circonstances particulières, il ne serait pas injuste ou déraisonnable de divulguer l’information ;
• lorsqu’un tribunal l’y autorise ou l’exige en vertu des lois ou règlements applicables (par exemple, une citation à comparaître), ou à la demande d’un organisme gouvernemental ;
• lorsque nous considérons qu’une entreprise ou un individu peut être engagé dans des activités frauduleuses ou d’autres pratiques trompeuses dont un organisme gouvernemental devrait être informé ;
• lorsque la divulgation est raisonnablement nécessaire dans le cadre d’une activité liée à l’application de la loi.

VIII. TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’ÉTRANGER

La plupart de nos services canadiens seront effectués par nos employés qui sont actuellement situés en Ontario et au Québec (Canada). Nos services américains seront assurés par nos employés situés aux États-Unis. Toutefois, certains clients finaux, certaines tierces parties ou certains autres fournisseurs de services (y compris ceux énumérés à la Section VII du présent Avis) ou certains tiers peuvent être situés dans d’autres lieux de compétence. Certains de nos fournisseurs de services tiers sont basés à l’extérieur du Québec (Canada), notamment, ailleurs en Amérique du Nord.

Par conséquent, il est possible que certains de vos renseignements personnels soient transférés à des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence. Le cas échéant, nous nous assurerons que vos données personnelles soient transférées vers des pays qui offrent une protection adéquate pour votre information, ou que vos renseignements personnels soient protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés. Lorsque les lois et règlements applicables l’exigent, nous effectuerons une évaluation d'impact avant de tels transferts afin de déterminer et d’atténuer tout risque de préjudice pour les individus.

Vous reconnaissez et acceptez ces transferts internationaux de données en ce qui concerne les renseignements personnels de la nature décrite ci-dessus.


IX. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans le présent Avis. Au-delà de ce délai, toutes les données personnelles que nous détenons seront détruites, supprimées ou rendues anonymes. À moins que nous ne soyons tenus de conserver vos renseignements personnels pendant une période plus longue pour nous assurer que nous respectons nos obligations légales, fiscales ou réglementaires, les périodes de conservation suivantes s’appliqueront :

• ISB conserve les renseignements personnels pendant une période de trois (3) ans. Les données personnelles collectées auprès de tierces parties aux fins de nos Services seront conservées pendant une période de (3) ans ;
• tous les autres renseignements personnels recueillis seront conservés pendant une période ne dépassant pas six (6) ans à compter de la date de collecte, sous réserve des exigences légales et réglementaires applicables

X. MESURES DE SAUVEGARDE

Nous maintenons des mesures de sauvegarde physiques, électroniques et procédurales pour protéger vos données personnelles. Pour en savoir plus sur nos mesures de sécurité, veuillez consulter notre page Web sur la sécurité de l’information https://www.isbglobalservices.com/information-security/.

Dans le cas d’une violation de données impliquant une perte, un accès non autorisé ou une utilisation abusive de vos données personnelles, nous vous signalerons cette violation, ainsi qu’à toute autorité compétente, comme l’exige la loi.


XI. VOS DROITS

En fonction des lois et règlements applicables de votre lieu de compétence, vous pourriez avoir le droit d’accéder à vos renseignements personnels, de les rectifier ou de les effacer, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit d’être informé d’une décision fondée uniquement sur le traitement automatisé de données (le cas échéant), le droit de ne pas faire l’objet de discrimination, le droit de restreindre l'utilisation ou le traitement de vos renseignements personnels et de vous y opposer, ou le droit à la portabilité des données, notamment, de recevoir une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

A. Faire une demande

Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez nous soumettre votre demande en écrivant au responsable de la protection de la vie privée, comme indiqué à la section XIII du présent Avis. En fonction du droit exercé, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement (délai de réponse) et des informations nécessaires. Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans un délai d’un (1) mois civil à compter de la date de réception de votre demande. Nous vous informerons si ce délai n’est pas réalisable et le prolongerons dans la mesure permise par la loi applicable. Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

À moins que les lois et règlements applicables ne nous obligent ou ne nous y autorisent, nous vous fournirons, sur demande, les détails des renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet ou mettrons à jour et rectifierons vos renseignements personnels conformément à votre demande. Lorsque nous sommes également tenus par la loi applicable de fournir des informations supplémentaires sur l’utilisation ou la divulgation de vos données personnelles, nous le ferons à votre demande.

B. Exceptions

Si nous refusons de vous donner accès à vos renseignements personnels, de les rectifier ou de les effacer comme demandé ou de répondre à vos demandes, nous vous en informerons. Le cas échéant, nous vous fournirons les raisons de notre décision et les moyens disponibles pour déposer une plainte au sujet du refus. Nous pouvons exercer un tel refus si vos renseignements personnels ne sont pas récupérables, si la demande est frivole ou vexatoire, si le fait de fournir l’accès ou d’y répondre est raisonnablement susceptible de constituer une menace sérieuse pour la sécurité d’une personne ou du public ou pour toute autre raison appuyée par les lois et règlements applicables.


XII. PROGRAMME DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, des pratiques et des procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons.

Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Ces politiques et pratiques fournissent également le cadre pour la mise en œuvre d’évaluations d’impact sur la vie privée, ainsi que pour la prévention et l’intervention en cas d’incidents potentiels liés à la vie privée.


XIII. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Nous avons délégué la gestion du programme de protection des renseignements personnels au responsable de la protection de la vie privée. Ce dernier est responsable de la gestion et de la surveillance internes de notre programme de protection de la vie privée et peut être joint à l’adresse suivante :


Il incombe également au responsable de la protection de la vie privée de vous fournir le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des renseignements personnels.

Dans le cas où vous auriez une plainte concernant l’exercice de vos droits en vertu du présent Avis, nous répondrons à votre plainte dans les plus brefs délais. Votre dossier sera traité par notre responsable de la protection de la vie privée, qui vous informera des procédures à suivre. Chaque plainte fera l’objet d’une enquête. Si la plainte est justifiée, la situation particulière sera corrigée et vous en serez informé. Nous vous contacterons pour vous informer du délai requis pour résoudre la plainte.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité adéquatement votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente, comme la Commission d’accès à l’information du Québec pour la province de Québec ou le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.